Вся корреспонденция на английском сводится к двум видам: официальная (или деловая) и неофициальная (личная).
Чтобы понять, как правильно написать письмо на английском языке, рассмотрим ниже основные моменты, на которые следует обращать внимание.
Если вести переписку регулярно или часто, то многие вещи получаются уже сами собой, «на автомате». Но поначалу могут быть некоторые трудности.
Официальная переписка
Сюда относятся такие подвиды как: письма к клиентам, потенциальным работодателям, бизнес-партнерам, запросы, уведомления и т.п.
Официальные письма чаще всего делятся на
- те, которые предполагают последующий ответ от получателя, и
- не требующие ответа.
В деловой переписке существуют определенные ограничения, например, не рекомендуется использовать смайлы. Сокращения и аббревиатуры также нежелательны, но допускаются в том случае, если вы уверены, что получатель сможет их понять. Не стоит начинать деловые письма со слов сожаления.
Кроме того, официальные и деловые послания лучше печатать на компьютере, а не писать от руки. Так они будут выглядеть более профессионально, а неразборчивый почерк не станет помехой для понимания написанного.
Личная переписка
В эту группу входит переписка с друзьями, родственниками, близкими знакомыми. Это могут быть поздравительные письма, благодарности, рекомендации и т.п.
Здесь строгих ограничений не существует, допускаются неформальные, разговорные фразы, смайлы, сокращения.
И те, и другие письма достаточно схожи по структуре и форме, главное различие заключается в стиле корреспонденции, к которой мы переходим ниже.
Основные элементы письма
К ним относятся
- реквизиты,
- приветствие,
- вступление, основной текст, пожелания, дополнительные документы, вложенные файлы
- заключение,
- подпись.
Часть 1. Реквизиты.
В верхнем правом углу обозначьте ваши контактные данные (адрес, телефон). Можно также добавить логотип или эмблему компании и ее реквизиты, если письмо имеет официальный характер. После этого поставьте дату.
Не забывайте, что в американском варианте английского языка сначала указывается месяц, потом число (напр. 3/27/18). Удачным вариантом будет также указание даты полностью, «27 March 2018» или «March 27th 2018».
Ниже слева укажите имя получателя, его/ее должность, название и адрес фирмы.
Часть 2. Приветствие.
Если письмо официальное, начните его фразой «Dear Mr / Mrs + фамилия получателя». Если вы не знаете фамилии или получатель обезличен, используйте обращение «Dear Sir / Madam / Miss».
В этом же случае допускается вариант с обозначением только должности адресата «Dear General Manager».
Для неформального послания будет уместным
- обращение «Dear + имя адресата», или же
- «Hello / Hi + имя»,
- «Happy Birthday + имя!»,
- «Greetings + имя!»
После обращения поставьте запятую и переходите к собственно тексту письма.
Часть 3. Вступление. Основной текст. Пожелания, дополнительные документы, вложенные файлы.
В тексте письма можно выделить несколько основных «блоков».
1. Вступление.
Начните с фразы, которая бы объясняла необходимость вашего послания, например
- «In reply / response to … » или
- «With reference to …».
В официальном письме укажите его цель:
- «I am writing to ask / enquire about / to request …» или
- «I would like to change / confirm my reservation/ organise a meeting».
В личной переписке поблагодарите адресата за предыдущее письмо:
- «Thank you for your card / letter / e-mail of October 3rd» или
- извинитесь, если вы не отвечали долгое время: «Sorry for not writing sooner, …».
Сделайте ссылку на какой-нибудь факт из предшествующего письма (или беседы): «Further to our recent conversation, … »
2. Основной текст.
Здесь раскройте суть письма, опишите ситуацию, приведите аргументы, дайте всю необходимую информацию и т.д. Но помните о краткости, не перегружайте излишними деталями письмо, имеющее официальный характер.
3. Пожелания, дополнительные документы, вложенные файлы.
Дополнительно можете упомянуть какие-то пожелания, порекомендовать что-либо.
Если к официальному сообщению прилагаются дополнительные документы, в нескольких словах укажите их назначение или содержание, «Enclosed, you will find …».
То же относится к вложенным файлам при электронной переписке.
Часть 4. Заключение.
Поблагодарите адресата и выразите надежду на дальнейшую переписку:
- «Please contact us …» (в официальном письме),
- «Thank you for your advice / help», «I look forward to/ Hope to / hearing from you / meeting you soon» (в личной переписке).
Часть 5. Подпись.
Укажите свое имя, должность (если пишете от лица фирмы) и контакты. Завершить
- деловое письмо можно фразой «Yours faithfully, (ваши имя и фамилия)» или «Yours sincerely, …»,
- личное послание – пожеланием всего наилучшего: «Best regards, …».
Помните, что правильно составленное письмо поможет составить о вас хорошее впечатление.
Также рекомендую:
1. ТОП-4 способа как можно быстро выучить английский язык
2. Пример мотивационного письма для зарубежной стажировки
3. «Дайте мотивацию» или почему люди изучают иностранные языки
